前回、ご紹介した関係書類の残りを紹介します
関係書類一覧は下記の通りです
（基本方針）
・ITCa001基本方針
（特定個人情報等取扱規程に出てくる書類）
・ITCa104別紙-1：特定個人情報等の運用状況記録票(中小企業用）
・ITCa104別紙-1：特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト
・ITCa104別紙-2：入退室管理簿 鍵貸出管理簿
・ITCa104別紙-3-1：個人番号の提供のお願い（従業員用）
・ITCa104別紙-3-2：個人番号の提供のお願い（支払調書用）
・ITCa104別紙-3-3：個人番号の提供のお願い（不動産の使用料用）
・ITCa104別紙-3-4：個人番号の提供のお願い（株主用）
※ここまで前回ご紹介
（その他の参考書類）
・ITCa305特定個人情報委託契約書
・ITCa306マイナンバーに関するお願い（顧客宛）
・ITCa306マイナンバーに関するお願い（従業員宛）
・ITCa307利用目的通知書
・ITCa308本人確認方法一覧表
・ITCa310就業規則対応
・ITCa311入社誓約書
・ITCa312退社誓約書
・ITCa313削除・廃棄証明書
・ITCa391特定個人情報等の運用状況記録票（中小企業用）
※太字部分を紹介します
・特定個人情報委託契約書
マイナンバー関連の事務を、社会保険労務士等に委託している場合の委託契約のサンプルです
社会保険労務士等はマイナンバー関連に関しても詳しいと思われるため基本的には先方から変更契約など提示していただくようアドバイスしています
また、先方から提示されない場合は、このサンプルを提示してもらうこと、また、先方から提示された場合は、このサンプルで内容を確認することをアドバイスしました
・マイナンバーに関するお願い（顧客宛）
・マイナンバーに関するお願い（従業員宛）
この書類は、前回説明してしまいましたね
個人番号を取得する時の事前告知用の文書です
最近は、いろいろなところで告知していますので改めてお知らせしなくてもいいと思いますが、告知しておくと取得業務がスムーズになると思います
・利用目的通知書
紹介している取扱規程 第21条で利用目的の通知では、取得する場合の「マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い」、変更の場合は、本人への通知、メール通知としており、特に書式を規程していませんが、通知の際のサンプルとしてこの文書を使用します
ちなみに、利用目的を変更したときは、基本方針、個人番号の提供のお願い文書の変更も必要ですので注意が必要で
※利用目的は、基本方針の内容に沿って変更しました
・本人確認方法一覧表
個人番号取得の時、本人確認が必要となりますがその時の確認事項が記載されている書類です
事務取扱担当者に配布し本人確認事務のチェック用に使用します
・就業規則対応
個人番号を取得、取扱にあたり就業規則の変更も検討する必要がありますが、変更の具体例を解説付きで掲載しています
就業規則改定時の参考として使用します
・入社誓約書
・退社誓約書
この書類は、個人番号の機密保持の誓約書となっています
機密保持誓約、個人情報取扱い誓約などの誓約をしていると思いますので、その文書に個人番号の扱いに追加するといいと思います
別で誓約してもらう場合は、この文書を使用します
・削除・廃棄証明書
通常は他社から個人番号を預かることなないため使用しないと思われますが、社会保険労務士へ依頼している場合、退職者等の個人番号を確実に削除させ管理する必要があります
そのときに、この書類をサンプルとして提出してもらいて管理しておきます
・特定個人情報等の運用状況記録票（中小企業用）
ＥＸＣＥＬのサンプルシートです
業務フローでも説明していますが、今回の適用事例ではマイナンバーに関する事務作業（運用）の履歴を伝票形式で起票（「特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト」）ファイリングすることにしていますが、量が多くなると大変となりますので、ＥＸＣＥＬを使用して管理する方法としてこのシートを紹介しています
この方法だと、ならびかえするする、検索することが容易になりますので、パソコンを使用して管理している場合ははこちらをおすすめします
大変長くおつきあいいただきありがとうございます
ご紹介は今回でおわりです
全体を通して、ご理解いただけたでしょうか
不明なところは、問合せよりお問い合せください
マイナンバーの取り扱いはもう始まっていますが、本格的には年末の源泉徴収票の時でしょうか
そのためには、もうそろそろ規程、体制、文書など整えておく必要があります
ＩＴＣあおもりで公開したひな形、適用事例紹介が何かの役に立てれば幸いです
ご質問、使用した感想、要望事項、今後掲載してほしい情報などありましたらどしどしお寄せください
また、ＩＴコーディネータはマイナンバー管理導入のご支援をさせていただいております
必要であればご紹介させていただきますのでご用命ください